PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN 1. TUJUAN Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu. 2. RUANG LINGKUP Ruang lingkup prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan CV. CAHAYA MUKTI MANDIRI, dalam hal : 2.1 Pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, penegsahan, pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan, perubahan atau revisi dan pemusnahan dokumen. 2.2 Pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan pendistribusian dokumen. 3. TANGGUNG JAWAB 3.1 Kepala CV. CAHAYA MUKTI MANDIRI bertanggung jawab atas pengesahan dokumen internal dan pemusnahan dokumen 3.2 Para Kepala Bidang (Kabid) bertanggung jawab atas kesesuaian dan kebenaran isi dokumen serta penetapan pengajuan perubahan dokumen 3.3 Para Kepala SubBidang/Subbagian (Kasubbid/Kasubbag) bertanggung jawab atas materi usulan pembuatan dan/atau pengubahan dokumen 3.4 Kepala Subbagian Tata Usaha bertanggung jawab atas pelaksanaan pemusnahan dokumen 3.5 Wakil manajemen bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen, pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen. 4. DEFINISI Dalam prosedur ini yang dimaksud dengan : 4.1 Dokumen adalah informasi (data yang ada artinya) dan medis pendukungnya (bisa berupa kertas, file elektronik, dll) 4.2 Dokumen internal adalah dokumen yang dimiliki oleh CV. CAHAYA MUKTI MANDIRI untuk mendokumentasikan kegiatan CV. CAHAYA MUKTI MANDIRI dalam rangka penerapan SB 77-0001-80:2005. Dokumen internal berupa : • Pernyataan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu • Pedoman Mutu • Prosedur Mutu dan Prosedur Kerja • Instruksi Kerja • Rekaman dan formulir. 4.3 Dokumen Eksternal merupakan dokumen yang berasal dari luar CV. CAHAYA MUKTI MANDIRI sebagai pendukung kegiatan, yang berupa standar, pedoman dan peraturan 4.4 Pengubahan dokumen adalah kegiatan amandemen dan revisi 4.5 Amandemen adalah pengubahan minor terhadap suatu dokumen 4.6 Revisi adalah pengubahan signifikan terhadap suatu dokumen. 5. REFERENSI 5.1 Peraturan Direktur CV. CAHAYA MUKTI MANDIRI tentang Pedoman Tata naskah Dinas dan Tata Kearsipan serta Pedoman Kode Klasifikasinya 5.2 Pedoman Mutu CV. CAHAYA MUKTI MANDIRI 5.3 Prosedur Penyusutan Arsip berdasarkan jadwal retensi arsip CV. CAHAYA MUKTI MANDIRI. 6. PROSEDUR 6.1 Penyusunan Dokumen Internal 6.1.1 Dalam penyusunan dokumen, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut ini : a. Mudah dimengerti dan dibaca oleh personel yang akan menggunakan dokumen tersebut. b. Menggunakan kata-kata yang sederhana dan mudah dimengerti oleh penggunanya. c. Menghindari penggunaan kalimat yang panjang dan kompleks. d. Menghindari penggunaan kata-kata “baru” yang artinya belum tentu dimengerti. 6.1.2 Format Prosedur dan Instruksi Kerja a. Format Utama Format dari suatu Prosedur berisi antara lain : 1) Tujuan 2) Ruang Lingkup 3) Tanggung Jawab 4) Definisi 5) Referensi 6) Prosedur 7) Lampiran-lampiran. Format dari suatu Instruksi Kerja berisi antara lain : 1) Tujuan 2) Ruang Lingkup 3) Pelaksana 4) Referensi 5) Langkah Kerja 6) Lampiran-lampiran. b. Format Kelengkapan Disetiap Prosedur harus dilengkapi dengan format kelengkapan yang terdiri dari: 1) Halaman judul (lampiran 2) 2) Lembar Distribusi Dokumen (Lampiran 3) c. Identifikasi Setiap prosedur dan Instruksi Kerja harus dilengkapi dengan identifikasi antara lain : 1) Logo CV. CAHAYA MUKTI MANDIRI dan nama CV. CAHAYA MUKTI MANDIRI 2) Judul prosedur dan/atau Instruksi kerja 3) Nomor Prosedur dan/atau Instruksi kerja 4) Nomor Revisi Prosedur dan/atau Instruksi kerja 5) Tanggal penerbitan prosedur dan/atau Instruksi Kerja 6) Nomor dan Jumlah halaman prosedur dan/atau Instruksi kerja 7) Keterangan: 1 s/d 6 dicantumkan dalam bentuk header disetiap halaman 8) Kolom pengesahan prosedur dan/atau instruksi kerja memuat: disiapkan, diperiksa dan disetujui. d. Keterangan 1) Tujuan Isi dari “Tujuan” prosedur dan Instruksi kerja adalah menjelaskan atau menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan jelas dari objek yang akan dibuat prosedurnya atau instruksi kerja dan pertanyaan yang diperlukan untuk menjawab tujuan dari prosedur dan instruksi kerja adalah “mengapa” dokumen ini diperlukan. 2) Ruang Lingkup Isi dari “Ruang Lingkup” prosedur dan Instruksi kerja adalah menjelaskan ruang gerak dari prosedur dan instruksi kerja yang akan dilaksanakan, dan pertanyaa yang diperlukan untuk menjawab isi pada ruang Lingkup ini adalah : o Dimanakah prosedur dan instruksi kerja ini diberlakukan o Siapakh yang akan menggunakan o Apakah ada keterkaitan dengan bidang lainnya (interface) 3) Tanggung Jawab Isi dari “Tanggung Jawab” Prosedur dan “Pelaksana” Instruksi kerja adalah penjelasana tentang identifikasi personel yang bertanggung jawab termasuk jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya atas tercapainya sasaran dari prosedur dan instruksi kerja tersebut. 4) Referensi Referensi prosedur dan Instruksi kerja adalah daftar pustaka yang digunakan atau berkaitan dengan penyusunan Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut seperti : spesifikasi, standar atau dokumen lainnya yang diacu oleh manajemen. 5) Definisi Isi dari “Definisi” adalah penjelasan kalimat didalam prosedur yang tidak dimengerti atau istilah yang tidak lazim atau mempunyai arti khusus atau istilah bahasa asing yang sulit dimengerti. 6) Prosedur Isi dari Prosedur dan Instruksi kerja adalah penjelasan langkah-langkah yang harus diikuti atau dilaksanakan untuk mencapai atau menyelesaikan apa yang telah ditulis pada tujuan Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut. 7) Lampiran Lampiran dari prosedur dan dokumen terkait dari Instruksi kerja bila diperlukan untuk memperkuat prosedur dan Instruksi kerja. Lampiran dapat berupa : o Keterangan-keterangan yang diperlukan o Gambar, diagram alir yang diperlukan untuk menjelaskan Prosedur dan Instruksi kerja o Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang diisyaratkan oleh Prosedur dan Instruksi kerja tersebut. 6.2 Pengesahan Dokumen Tanggung jawab pembuatan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen sesuai tabel berikut: No Jenis Dokumen Disiapkan Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh 1. Kebijakan dan Sasaran Mutu Bidang Quality Qontrol Wakil Manajemen Direktur CV. CMM 2. Pedoman Mutu Bidang Quality Qontrol Wakil Manajemen Direktur CV. CMM 3. Pedoman Mutu Bidang Quality Qontrol Wakil Manajemen Direktur CV. CMM 4. Pedoman Mutu Masing-masing Subbagian/Subbidang Para Kabid Direktur CV. CMM 6.3. Identifikasi Dokumen Identifikasi tiap–tiap dokumen selain judul adalah dengan penomoran sebagai berikut: a. Pedoman Mutu PMT/TN.01.02/AM/TH PMT :Pedoman Mutu TN.01.02 :Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan CV. Cahaya Mukti Mandiri AM :Kode singkatan nama jabatan pimpinan CV Cahaya Mukti Mandiri TH :Tahun b. Prosedur Mutu dan Prosedur Kerja PrMTKcc/OT.01.02/ AM /TH Pr : Prosedur cc : Nomor urut Prosedur TN.01.02 : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan CV. Cahaya Mukti Mandiri AM : Kode singkatan nama jabatan pimpinan CV Cahaya Mukti Mandiri TH : Tahun c. Instruksi Kerja IKR.dd.cc/TN.01.02/ AM /TH IKR : Instruksi Kerja dd : Nomor urut Instruksi Kerja cc : Nomor urut Prosedur TN.01.02 : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan CV. Cahaya Mukti Mandiri AM : Kode singkatan nama jabatan pimpinan CV Cahaya Mukti Mandiri TH : Tahun d. Formulir FR. dd.cc/TN.01.02/ AM /TH FR : Formulir dd : Nomor urut Instruksi Kerja cc : Nomor urut Prosedur TN.01.02 : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan CV. Cahaya Mukti Mandiri AM : Kode singkatan nama jabatan pimpinan CV Cahaya Mukti Mandiri TH : Tahun e. Dokumen Eksternal DEKS. ff/TN.01.02/ AM /TH DEKS : Dokumen Eksternal ff : Nomor dokumen eksternal TN.01.02 : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan CV. Cahaya Mukti Mandiri AM : Kode singkatan nama jabatan pimpinan CV Cahaya Mukti Mandiri TH : Tahun No. Nama Jabatan Pimpinan (Unit Kerja/Unit Pengolah) Kode 1. Direktur CV. Cahaya Mukti Mandiri DRCMM 2. Bidang Sekretariatan BKS.1 3. Bidang Projek  Subbidang Keuangan  Subbidang Manager Operasional  Subbidang Hes Officer BKU. 2.1 BMOP.2.2 BHO. 2.3 6.4. Pembuatan dan Penerbitan Dokumen Dalam pembuatan dan pengesahan setiap dokumen, maka perusahaan CV. Cahaya Mukti Mandiri memiliki beberapa kriteria : a. Setiap bidang maupun sub bidang menyiapkan draft rancangan dokumen yang diperlukan sesuai dengan kriteria format dan instruksi kerja (6.1a dan 6.1b) b. Setelah dokumen telah dibuat maka dokumen diserahkan kepada direktur CV Cahaya Mukti Mandiri untuk diperiksa. Apabila terdapat revisi maka dokumen selanjutnya diserahkan kepada pembuatnya, sampai tercapai dari target yang diinginkan oleh perusahaan menurut direktur, setelah itu baru disahkan oleh Direktur CV Cahaya Mukti Mandiri. c. Dokumen yang sudah disetujui akan disimpan dan diberi cap ASLI, dan untuk penggadaan dengan kriteria terbatas diberi cap TERBATAS dan SALINAN No :….. ,untuk kriteria tak terbatas diberikan cap TAK TERBATAS, yang kemudian didistribusikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, dengan tanda bukti yang diserahkan kepada perusahaan. d. Kesekretariatan bertanggung jawab terhadap setiap penerbiatan, penggandaan, penyalinan dokumen serta pendistrubusian dokumen. 6.5. Pemeliharaan Dokumen Pemeliharaan dokumen dilakukan dengan cara : a. Kesekretariatan selalu mengecek secara berkala terhadap setiap dokumen yang telah diarsipkan, mengidentifikasi terhadap setiap dokumen yang telah digunakan oleh perusahaan. b. Jika terjadi perbedaan atau terdapat dokumen yang sudah tidak berlaku, maka akan dibuat berita acara kepada direktur apakah harus dimusnahkan atau tetap disimpan sebagai arsip. 6.6. Revisi Dokumen a. Setiap bidang / sub bidang berhak untuk mengajukan usulan-usualan perubahan terhadap setiap dokumen yang telah dibuat dengan mengajukan alasan-alasan yang kemudian akan dimasukkan dalam dokumentasi kearsipan. b. Setiap perubahan /revisi akan didokumentasikan dalam lembar revisi yang kemudian akan disetujui atau tidak disetujui oleh Direktur CV Cahaya Mukti Mandiri. c. Lembar yang telah disetujui akan diberi Cap ASLI yang kemudian akan digandakan oleh bagian kesekretarian sesuai dengan pasal 64.c 6.7. Pemusnahan Dokumen a. Bagian Keskretariatan melakukan identifikasian serta mengusulkan atas setiap dokumen yang memiliki potensi untuk dimusnahkan kepada direktur CV. Cahaya Mukti Mandiri. b. Pemusnahan dokumen yang telah disetujui oleh Direktur Cv. Cahaya Mukti Mandiri dilakukan dengan mendokumentasikan dalam berita acara, dan dimasukkan kedalam Arsip pemusnahan Dokumen. c. Pemusnahan Dokumen dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah, atau digiling, semuanya dengan maksud agar fisik dari dokumen rusak sehingga jelas akan pemusnahan dan sudah tidak dipakai lagi oleh perusahaan. 1. Lampiran Lampiran ádalah berisi akan data-data yang mendukung terhadap setiap dokumen yang ada. Lampiran dapat berupa : a. Lampiran 1 : Diagram Alir Pengendalian Dokumen b. Lampiran 2 : Halaman Judul c. Lampiran 3 : Lembar Distribusi Dokumen d. Lampiran 4 : Rekaman Dokumen e. Lampiran 5 : Daftar Induk Dokumen Internal f. Lampiran 6 : Daftar Dokumen Eksternal g. Lampiran 7 : Bukti Penerimaan Salinan Dokumen h. Lampiran 8 : Bukti Penarikan Dokumen i. Lampiran 9 : Formulir Amandemen j. Lampiran 10: Berita Acara Pemusnahan Dokumen k. Lampiran 11: Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan 2. Rekaman No. Nama Rekaman Uraian Lokasi Penyimpanan Masa Penyimpanan 1. Daftar Induk Dokumen Internal Master List/Riwayat dokumen internal baru atau perubahan Wakil Manajemen 5 tahun 2. Daftar Dokumen Eksternal Daftar Dokumen Eksternal Wakil Manajemen 5 tahun 3. Bukti Penerimaan Salinan Dokumen Distribusi dokumen internal dan eksternal Wakil Manajemen 5 tahun 4. Bukti Penarikan Dokumen Penarikan dokumen yang sudah tidak berlaku Wakil Manajemen 5 tahun 5. Amandemen Pengubahan dokumen Wakil Manajemen 5 tahun 6. Berita Acara Pemusnahan Dokumen Pemusnahan dokumen yang tidak diperlukan atau melebihi masa simpan Wakil Manajemen 5 tahun 7. Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/ Diserahkan Daftar Dokumen yang dimusnahkan/ diserahkan Wakil Manajemen 5 tahun Lampiran 1 DIAGRAM ALIR PENNGENDALIAN DOKUMEN Tidak Ya Ya Tidak ----- Tidak dianggap sebagai Bidang prosedur Master Terkendali Tidak Terkendali Lampiran 2 HALAMAN JUDUL TINDAKAN NAMA JABATAN TANDA TANGAN TANGGAL Disiapkan Ade Irwan Alawi Safety Officer 05/06/2012 Disetujui Aep Mugiana Direktur 10/06/2012 Lampiran 3 LEMBAR DISTRIBUSI No. Jabatan Deskripsi Dokumen Tanggal 1. Safety Officer Semua dokumen prosedur 30 Juni 2012 2. Wakil Management Semua dokumen prosedur 30 Juni 2012 3. Direktur Semua dokumen prosedur 30 Juni 2012 4. 5. Lampiran 4 REKAMAN DOKUMEN No. Nama Rekaman Uraian Lokasi Penyimpanan Tanggal Prosedur Chesm CV. CAHAYA MUKTI MANDIRI Semua Dokumen PROSEDUR PRA QUALIFIKASI KANTOR CV.CAHAYA MUKTI MANDIRI 30 JUNI 2012 Lampiran 5 DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL Kausal dalam SB 77 Judul Dokumen Nomor Dokumen Pembuat Pemeriksa Pengesah Tanggal Terbit Jumlah Halaman Jumlah Distribusi Masa Simpan Keterangan HES /T 01 SO PM DIR 1/6/12 28 3 5 Thn Revisi 02 PTM 02 SO PM DIR Juni 12 5 5 5 Thn Revisi 02 PPD 03 SO PM DIR 30/6/12 22 3 5 Thn Revisi 02 PTJG K3LL 03.4 SO PM DIR 17/08/12 5 3 5 Thn Revisi 00 SOP/PO 04 SO PM DIR Juni 12 2 1 5 Thn Revisi 02 PD 05 SO PM DIR 01/6/12 22 6 5 Thn Revisi 02 PD/SK 06 SO PM DIR Juni 12 12 6 5 Thn Revisi 02 KB 07 SO PM DIR 30/9/10 14 6 5 Thn Revisi 02 JSA 08 SO PM DIR Juni 12 6 3 5 Thn Revisi 02 PIB/R 09 SO PM DIR Juni 12 11 3 5 Thn Revisi 02 PK 10 SO PM DIR Juni 12 6 3 5 Thn Revisi 02 KMP 11 SO PM DIR Juni 12 7 3 5 Thn Revisi 02 P3K 12 SO PM DIR Juni 12 10 1 5 Thn Revisi 02 P KECELA 13 SO PM DIR Juni 12 9 3 5 Thn Revisi 02 PLTHN 14 SO PM DIR 30/6/12 9 3 5 Thn Revisi 02 OKK 15 SO PM DIR 30/6/12 2 1 5 Thn Revisi 0 HIRADC 16 SO PM DIR 30/6/ 12 4 1 5 Thn Revisi 02 P.INVEK 17 SO PM DIR Juni 12 9 3 5 Thn Revisi 02 KB 18 SO PM DIR Juni 12 7 3 5 Thn Revisi 02 PL 19 SO PM DIR Juni 12 6 3 5 Thn Revisi 02 OP 20 SO PM DIR Juni 12 1 1 5 Thn Revisi 02 SSE 21 SO PM DIR Juni 12 6 3 5 Thn Revisi 02 PK3LL 22 SO PM DIR Juni 12 5 3 5 Thn Revisi 02 B&K 23 SO PM DIR Juni 12 7 3 5 Thn Revisi 02 APD 24 SO PM DIR Juni 12 11 3 5 Thn Revisi 02 KES B 25 SO PM DIR Juni 12 11 3 5 Thn Revisi 02 PPK 26 SO PM DIR Juni 12 9 3 5 Thn Revisi 02 ERAPP 27 SO PM DIR Juni 12 15 3 5 Thn Revisi 02 IB&K 28 SO PM DIR Juni 12 11 3 5 Thn Revisi 02 SOP PSM 29 SO PM DIR Juni 12 1 1 5 Thn Revisi 02 MCU 30 SO PM DIR 01/6/12 4 3 5 Thn Revisi 02 HI 31 SO PM DIR Juni 12 7 3 5 Thn Revisi 02 PPKA 32 SO PM DIR Juni 12 3 1 5 Thn Revisi 02 QC 33 SO PM DIR Juni 12 3 1 5 Thn Revisi 02 HSE 34 SO PM DIR 01/6/12 13 1 5 Thn Revisi 02 PAK 35 SO PM DIR Juni 12 15 1 5 Thn Revisi 02 MR 36 SO PM DIR 30/6/12 6 1 5 Thn Revisi 02 LOTO 37 SO PM DIR 01/6/ 12 11 3 5 Thn Revisi 02 Lampiran 6 DAFTAR DOKUMEN EKSTERNAL Judul Dokumen Nomor Dokumen Pembuat/Pengarang Penerbit Tanggal Terbit Jumlah Halaman Masa Simpan Keterangan Garut, .......................................... Yang Mengesahkan, Yang Membuat, ( ) ( ) Lampiran 7 FORMULIR BUKTI PENERIMAAN SALINAN DOKUMEN Nomor : Tanggal : Manual Mutu Jumlah : Nama : No. Salinan : Prosedur Jumlah : Nama : No. Salinan : Instruksi Kerja Jumlah : Nama : No. Salinan : Formulir Jumlah : Nama : No. Salinan : Dokumen Eksternal Jumlah : Nama : No. Salinan : Dari : Uraian Catatan : Yang Menerima, ( ) Yang Menyerahkan, ( ) Lampiran 8 FORMULIR BUKTI PENARIKAN DOKUMEN Nomor : Tanggal : Manual Mutu Jumlah : Nama : No. Salinan : Prosedur Jumlah : Nama : No. Salinan : Instruksi Kerja Jumlah : Nama : No. Salinan : Formulir Jumlah : Nama : No. Salinan : Dokumen Eksternal Jumlah : Nama : No. Salinan : Dari : Uraian Catatan : Yang Menerima, ( ) Yang Menyerahkan, ( ) Lampiran 9 FORMULIR AMANDEMEN No. Nama dan Nomor Dokumen Bidang/Kausul Kalimat Lama Perubahan Kalimat Baru Tanggal : Pejabat yang mengesahkan : (Nama) NIP. Lampiran 10 BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN Pada hari ini ................................... tanggal ........... bulan ................................ Tahun ............. yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan penilaian kembali dokumen telah melaksanakan pemusnahan dokumen ................................................................................ sesuai tercantum dalam Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan terlampir ...................... lembar, penghancuran secara total dengan cara ......................................................... Saksi-saksi : Kepala Subbagian Tata Usaha, Ka. SubBidang terkait ( .......................................... ) Ka. Bidang terkait/Wakil Manajemen Lampiran 11 DAFTAR DOKUMEN YANG DIMUSNAHKAN NAMA BIDANG : ..................................................................................................... U N I T : ..................................................................................................... No. Deskripsi Dokumen Tahun Jumlah Keterangan Tanggal : Wakil Manajemen (Nama) NIP. Sekian dan Terimakasih By : Cahaya Mukti Mandiri Juni 2012